Após muitos escândalos de corrupção e investigações contra crimes fiscais que o Brasil viveu nos últimos tempos, o rigor nos controles internos e a verificação das ações de todos os setores da empresa tornaram-se fundamentais.
A lei anticorrupção (Lei Federal nº 12.486, de 2013) tornou o compliance, também chamado de Programa de Conformidades, fator indispensável para as empresas que querem ficar dentro da lei.
Muitos departamentos passaram a ter mais responsabilidades com adoção de compliance: jurídico, contábil e TI, sendo setores estratégicos na empresa, mas não bastam suas atuações individuais para o sucesso desta implantação de um conjunto de medidas que garantem que as ações da empresa, entre todos os níveis, estejam dentro das instituições legais que regem o seu setor de atuação.
O compliance é constituído por rígidas condutas éticas e é muito mais uma nova cultura organizacional do que simples alterações ou adições de serviços aos departamentos internos. A seguir vamos detalhar algumas dicas que vão ajudar a sua empresa na adoção do compliance:
1 – Tenha suporte de profissionais especializados
Em uma implementação de algo novo dentro de uma empresa, praticamente, todos os aspectos serão novidade para os gestores e colaboradores responsáveis. Em processos tão importantes, é indispensável ter assessoria de uma equipe especializada.
Muitos erros ou dúvidas poderão ser superados sem perda tempo ou comprometimento da qualidade da implantação. Profissionais acostumados a este serviço podem prever situações como a necessidade de elaboração de um termo de responsabilidade, que irá determinar os deveres dos funcionários no acesso aos equipamentos da empresa ou estabelecer regras fundamentais de segurança como a obrigatoriedade de bloqueio de senha automático e uso de antivírus e de backup na rede interna.
2 – Inclua os colaboradores no processo
A participação de todos e não só os de cargo de confiança, deve ser prioritária neste momento. Em conjunto é possível identificar questões vulneráveis de cada setor e ter a previsão de como será o impacto no dia a dia de cada departamento.
Portanto, mapear os riscos da implementação pode evitar descumprimento de leis e problemas legais, um exemplo é o acesso remoto de funcionários ao sistema interno. Ter um controle destas ações fora da empresa, pode evitar aumento de horas trabalhadas ou laboro sem registro que acarreta multas e prejuízos.
3 – Treinamentos e regras claras são fundamentais
O entendimento que uma cultura organizacional saudável é que vai fazer a diferença no sucesso do compliance de sua empresa, passa por um treinamento eficaz para todos os funcionários. Não enfrentar as novas regras como apenas burocracia vai fazer com que, por exemplo, o processo de segurança de dados, proteção contra fraudes e desvios, ética em negociações, disponibilização a auditorias internas e externas e monitoramento de e-mails corporativos se torne menos traumático.
Promova campanhas de conscientização e disponibilize com clareza as regras atuais de comportamento e atuação, além disso, mantenha gestores e responsáveis sempre à disposição para conversar e tirar dúvidas.
4 – Sem estrutura nenhum processo é eficaz
Essa dica é simples: forneça aos seus funcionários as ferramentas ideais e adequadas para a implantação e funcionamento do compliance. Sistemas antigos, falta de acesso a dados importantes ou falta de comunicação entre departamentos estão entre os erros que devem ser evitados. Aproveite as dicas número 1 e 2 para provisionar o necessário nesta fase.
5 – Compliance não é apenas lei
A cultura da ética e do seguimento das leis tem de ser muito forte dentro da empresa. O jeitinho não pode ser uma forma de realizar ações e o exemplo tem que vir do alto escalão. Desde grandes negociações até a compra de copinhos descartáveis, tudo tem de ser regidos pelo rigor e dentro da ética empresarial. Difunda essa ideia e todo o processo será mais fácil e eficiente.
A adoção desta prática não é rápida e tem que cumprir todas as etapas para seu bom funcionamento.
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