Dentro de uma empresa, são muitos os cuidados para manter a cultura organizacional, ainda mais em processos de crescimento. Uma das ações mais importantes é a administração de documentos, extratos e contratos, onde o volume tende a crescer em momentos de expansão.
Apenas guardar os papéis referentes ao seu negócio não significa organizar. Pode ser uma ação trabalhosa que vai demandar esforço e paciência no começo, ainda mais quando nunca foi feito nada parecido. Pode até parecer perda de tempo direcionar atenção para isto, mas com a recorrência de trabalho e a inserção no dia a dia, será um processo normal e que não vai custar nada para a sua equipe, pois, é precisa ser internalizado por todos.
Com a digitalização de muitos serviços, alguns documentos já são emitidos eletronicamente, o que facilita o seu arquivamento, como notas fiscais, boletos e certidões. Mas independente de sua origem, física ou digital, institucionalizar essa organização vai fazer a diferença em sua rotina e economizar tempo em algumas demandas.
Um bom administrador precisa manter tudo no lugar destinado, saber onde e como os documentos podem ser encontrados e acessados, desenvolver e, principalmente, manter uma metodologia de organização.
Ter os documentos, comprovantes e boletos bancários organizados traz benefícios a curto prazo que podem ser impactantes no fim do mês, como encontrar os papéis necessários rapidamente, não perder prazos para entrega de documentos em esferas superiores e governamentais, evitar o não pagamento ou esquecimento de contas e o pagamento duplicado de débitos.
O primeiro passo é separar os tipos de documentos que existem na sua empresa daqueles que são seus pessoais, em hipótese alguma deve-se ter essa mistura. Os papéis e documentações relativas aos donos da empresa, ou seja, da pessoa física, devem estar na casa de cada um.
Quando se tratar de arquivos eletrônicos, monte pastas com o nome do documento em questão ou separe por cliente ou setor de uso. Escalonar por datas também facilita a identificação. Outra dica é manter sempre um cópia em servidores diferentes para sua segurança.
Para arquivos físicos, pode-se separar por tipo de papel contábil, onde por exemplo, notas fiscais podem ser guardadas em pastas sanfonadas ou de arquivo pelo tipo de fornecedor ou o nome deles e onde os boletos podem também ser anexados às notas fiscais facilitando a conferência de valores e seus respectivos pagamentos.
Temos outros tipos de documentos físicos que chamamos de documentos funcionais, gerados pela rotina dos funcionários, como exames, documentos pessoais, comprovante de pagamentos, férias, concessões e histórico. Esta relação é importante que tenha a sua separação feita pelo nome de cada colaborador, em ordem alfabética. Tenha atenção também para o livro-ponto quando for físico ou eletrônico, pois a sua organização evita muitas dores de cabeça.
É comum as empresa terem cuidado e atenção com os documentos externos ou criados por relações com terceiros e não darem atenção aos próprios documentos, como o da abertura da empresa, contrato social, cadastros juntos à órgãos governamentais, comprovante de pagamentos de tributos e por aí vai. Esses documentos precisam ter uma organização desde o início da operação e já estarem separados visando os níveis de governança e os tipos de legislação. Se ainda não estão, corra para recuperar o tempo perdido.
É importante ter tudo referente a sua empresa sempre a mão e com fácil acesso. Se necessita de um auxílio em métodos de organização ou para entender todos os documentos que a sua empresa gera todo mês, fale com nossos especialistas, eles estão prontos para te ajudar!
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