Dentro de uma empresa, s\u00e3o muitos os cuidados para manter a cultura organizacional, ainda mais em processos de crescimento. Uma das a\u00e7\u00f5es mais importantes \u00e9 a administra\u00e7\u00e3o de documentos, extratos e contratos, onde o volume tende a crescer em momentos de expans\u00e3o.<\/p>\n
Apenas guardar os pap\u00e9is referentes ao seu neg\u00f3cio n\u00e3o significa organizar. Pode ser uma a\u00e7\u00e3o trabalhosa que vai demandar esfor\u00e7o e paci\u00eancia no come\u00e7o, ainda mais quando nunca foi feito nada parecido. Pode at\u00e9 parecer perda de tempo direcionar aten\u00e7\u00e3o para isto, mas com a recorr\u00eancia de trabalho e a inser\u00e7\u00e3o no dia a dia, ser\u00e1 um processo normal e que n\u00e3o vai custar nada para a sua equipe, pois, \u00e9 precisa ser \u00a0internalizado por todos.<\/p>\n
Com a digitaliza\u00e7\u00e3o de muitos servi\u00e7os, alguns documentos j\u00e1 s\u00e3o emitidos eletronicamente, o que facilita o seu arquivamento, como notas fiscais, boletos e certid\u00f5es. Mas independente de sua origem, f\u00edsica ou digital, institucionalizar essa organiza\u00e7\u00e3o vai fazer a diferen\u00e7a em sua rotina e economizar tempo em algumas demandas.<\/p>\n
Um bom administrador precisa manter tudo no lugar destinado, saber onde e como os documentos podem ser encontrados e acessados, desenvolver e, principalmente, manter uma metodologia de organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
Ter os documentos, comprovantes e boletos banc\u00e1rios organizados traz benef\u00edcios a curto prazo que podem ser impactantes no fim do m\u00eas, como encontrar os pap\u00e9is necess\u00e1rios rapidamente, n\u00e3o perder prazos para entrega de documentos em esferas superiores e governamentais, evitar o n\u00e3o pagamento ou esquecimento de contas e o pagamento duplicado de d\u00e9bitos.<\/p>\n
O primeiro passo \u00e9 separar os tipos de documentos que existem na sua empresa daqueles que s\u00e3o \u00a0seus pessoais, em hip\u00f3tese alguma deve-se ter essa mistura. Os pap\u00e9is e documenta\u00e7\u00f5es relativas aos donos da empresa, ou seja, da pessoa f\u00edsica, devem estar na casa de cada um.<\/p>\n
Quando se tratar de arquivos eletr\u00f4nicos, monte pastas com o nome do documento em quest\u00e3o ou separe por cliente ou setor de uso. Escalonar por datas tamb\u00e9m facilita a identifica\u00e7\u00e3o. Outra dica \u00e9 manter sempre um c\u00f3pia em servidores diferentes para sua seguran\u00e7a.<\/p>\n
Para arquivos f\u00edsicos, pode-se separar por tipo de papel cont\u00e1bil, onde por exemplo, notas fiscais podem ser guardadas em pastas sanfonadas ou de arquivo pelo tipo de fornecedor ou o nome deles e onde os boletos podem tamb\u00e9m ser anexados \u00e0s notas fiscais facilitando a confer\u00eancia de valores e seus respectivos pagamentos.<\/p>\n
Temos outros tipos de documentos f\u00edsicos que chamamos de documentos funcionais, gerados pela rotina dos funcion\u00e1rios, como exames, documentos pessoais, comprovante de pagamentos, f\u00e9rias, concess\u00f5es e hist\u00f3rico. Esta rela\u00e7\u00e3o \u00e9 importante que tenha a sua separa\u00e7\u00e3o feita pelo nome de cada colaborador, em ordem alfab\u00e9tica. Tenha aten\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m para o livro-ponto quando for f\u00edsico ou eletr\u00f4nico, pois a sua organiza\u00e7\u00e3o evita muitas dores de cabe\u00e7a.<\/p>\n
\u00c9 comum as empresa terem cuidado e aten\u00e7\u00e3o com os documentos externos ou criados por rela\u00e7\u00f5es com terceiros e n\u00e3o darem aten\u00e7\u00e3o aos pr\u00f3prios documentos, como o da abertura da empresa, contrato social, cadastros juntos \u00e0 \u00f3rg\u00e3os governamentais, comprovante de pagamentos de tributos e por a\u00ed vai. Esses documentos precisam ter uma organiza\u00e7\u00e3o desde o in\u00edcio \u00a0da opera\u00e7\u00e3o e j\u00e1 estarem separados visando os n\u00edveis de governan\u00e7a e os tipos de legisla\u00e7\u00e3o. Se ainda n\u00e3o est\u00e3o, corra para recuperar o tempo perdido.<\/p>\n
\u00c9 importante ter tudo referente a sua empresa sempre a m\u00e3o e com f\u00e1cil acesso. Se necessita de um aux\u00edlio em m\u00e9todos de organiza\u00e7\u00e3o ou para entender todos os documentos que a sua empresa gera todo m\u00eas, fale com nossos especialistas, eles est\u00e3o prontos para te ajudar!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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